各院（系）：

我校2008级新生报到工作已经结束。今年我校报到新生人数为4005人，但目前教务处招生办公室收集的新生档案缺口较大。为做好新生档案收集工作，现将有关事项通知如下：

一、各院（系）应安排专人负责新生档案的清理工作。

二、关于新生档案的接收

1.新生自带档案，各院（系）接收后按学号顺序清理、造册，送教务处招生办公室汇总。

2.生源所在省（市、自治区）招生主管部门或生源所在市（地、州）招生办公室集中寄至学校教务处招生办公室的新生档案，由教务处招生办公室统一造册后送学生处。

3.现在我们已经确认江苏省考生无纸质档案仅有电子档案。对经确认无纸质档案，仅有招生过程中远程网上录取电子档案的新生，教务处招生办公室将统一打印学生电子档案（即《普通高校招生考生志愿信息表》、《普通高校招生考生体格检查表》、《报名信息表》《成绩与志愿表》）的纸质文本，于2008年11月30日前一并交至学生处。

三、关于新生档案的清理

1.各院（系）应于2008年10月25日前，按照教务处招生办公室提供的新生实际报到信息逐一核对本学院的新生档案，并依据核对结果如实填写《乐山师范学院新生档案清理汇总表》，按时送至教务处招生办公室备查。

2.对于没有纸质档案或档案材料不齐的新生，各院（系）应通知学生及时在《乐山师范学院新生档案清理汇总表》上签字确认备查。

3.对于仅有招生过程中远程网上录取的电子档案而无纸质档案的新生，各院（系）应要求此类新生及时与当地招办联系，将纸质档案及时送到教务处招生办公室。

4.对于工作人员误收或因其它原因误接收的非本院（系）新生档案，应尽快退至教务处招生办公室。

特此通知

  教 务 处

二〇〇八年十一月十八日